Jak efektywniej wykonywać zadania?

Kategoria: Lifestyle • 26 marca 2011

Na pewno każdy z nas korzystał z „usług” urzędników państwowych którzy pracują standardowe 8 godzin. Często gdy musimy załatwić coś na ostatnią chwilę Pani w okienku karze czekać kilka dni na głupi kwit czy numer nip. Zastanawiamy się w takich chwilach czy to naprawdę musi tyle trwać?

Tak jak Ty czy ja pomyślał o tym również 49 letni brytyjski pisarz Parkinson, tworząc prawo brzmiące następująco:

„Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”

Jaki to ma sens?

Zastanawiasz się zapewne co owe prawo jak i urzędnicy mają do lifestyle design. Już objaśniam, ale najpierw zacznę od pytania. Przypomnij sobie czy w swoim życiu miałeś taką sytacje iż musiałeś wykonać jakieś ważne zadanie np. napisać pracę z języka polskiego czy jakiś inny obowiązek który zazwyczaj pochłania trochę czasu, jednak tego jedynego dnia miałeś go mniej niż zwykle, a i tak udalo ci się owe zadanie ukończyć. Jeżeli przypominasz sobie takową sytuację to własnie poddajesz się jak my wszyscy prawu Parkinsona. Każdy człowiek ma swój mózg zaprogramowany w taki sposób, że wykorzystując w pełni cały czas który ma poświęcony na dane zadanie. No i dlatego własnie urzędy w Polsce działają w tak bardzo ślimaczym tępię, pracownicy mają dużo czasu na wypełnienie kwitów dlatego też idą 10 minut wcześniej na przerwę śniadaniową, i kończą ją 10 minut pod jej zakończeniu, dodatkowo cały czas robią sobie kawę która jest przecież, aż tak bardzo potrzebna do pracy. Nie chcę oceniać tutaj wszystkich urzędników i pracowników biurowych bo raczej każdy jest inny, jednak piszę o ogólnych standardach i psychologii ludzkiego umysłu.

Teraz pomyśl o sobie czy jak masz 8 godzin na jakieś zadanie to czy będziesz starał się wykonać je szybciej? Oczywiście że nie! Czy jak będziesz miał cały tydzień na wykonanie jakieś pracy to czy będziesz pracował cały tydzień tak samo intensywnie? Oczywiście że nie! Od poniedziałku do środy będziesz się obijał i wykonasz tylko 20% całego zadania natomiast od czwartku do piątku uda ci się wykonać 80% zadania, ponieważ czas będzie cię naglił. Zatem mogłeś ustawić sobie termin tylko 3 dniowy, a i tak byś na pewno zdarzył (Zapewne wtedy zrobił byś wszystko ostatniego dnia Hehe…). Więc jaki jest sens ustalania tak długich terminów?

Jak efektywniej wykorzystać czas?

Po pierwsze skróć swoje terminy co do wykonania zadań, dzięki temu będziesz miał więcej czasu wolnego, a i twoje prace będą ukończone dużo szybciej. Wbrew pozorom twoje zadanie będzie wykonane o wiele lepiej i solidniej jeżeli czas który będziesz miał na wykonanie go stanie się o wiele krótszy. Jeżeli ustalisz sobie że skończysz coś robić za miesiąc to jakie są szansę iż zaczniesz to robić to dziś? Chyba raczej Zerowe? A pomyśl sobie jaką masę czasu zmarnujesz na przygotowania do wykonania zadania. Przez ten cały miesiąc nim zaczniesz coś robić, najpierw zrobisz sobie coś do jedzenia, picia i skorzystasz z toalety, później przejrzysz facebooka, zauważysz demotywatora którego ktoś wstawił na tablicy i przy okazji przejrzysz całą stronę główną owego serwisu. Następnie stwierdzisz iż jest już późno i że i tak masz dużo czasu więc zaczniesz od jutra.

Więc co właściwie robić?

Najlepiej dziel swoje zadania na mniejsze i dopiero tym cząstką ustalaj krótkie terminy, łatwiej ci będzie wtedy:

  • Po pierwsze się zmotywować do rozpoczęcia pracy, bo twoje zadanie jest przecież małe.
  • Po drugie jeżeli twój czas będzie ograniczony nie zmarnujesz go na głupie przygotowania.
  • Po trzecie twoje zadanie będzie wykonane o wiele solidniej.
  • Wreszcie po czwarte będziesz miał więcej wolnego czasu!

Pamiętaj że dopóki twój cel, meta którą tak bardzo chcesz przecież osiągnąć będzie w dalekiej przyszłości nie będzie Cie ona tak bardzo motywować, jak efekt który spełni się o wiele szybciej. Większa motywacja = lepiej i szybciej wykonane zadanie.

Praktyka

Znasz już teorię, zastanawiasz się zapewne teraz jak to wykorzystać w praktyce, we własnym życiu. Wykorzystanie moich rad w praktyce jest bardzo proste i raczej dają efekty w bardzo szybkim czasie. Musisz pamiętać tylko o 2 głównych sprawach.

1. Kończ zadanie o ustalonej wcześniej godzinie i daj sobie mniej czasu – Pamiętaj aby zakończyć pracę o tej godzinie o której wcześniej sobie obiecaliśmy, jeżeli obiecujemy sobie, że kończy pracę o 19 to gasimy komputer i kończymy pracę. Jeżeli nie udało nam się ukończyć zadania to znaczy, że niezbyt solidnie się do niego zabraliśmy.

2. Kara i nagroda – Pamiętaj aby ustalić sobie nagrodę po wykonaniu zadania (Więcej we wpisie Jak się motywować?) oraz karę za złe wykonanie zadania np. jeżeli nie skończę wykonywać tej pracy nie korzystam dziś z facebooka, lub nie gram w nową grę. Dzięki temu nasza motywacja wzrośnie ponieważ nie chcemy się przecież karać.

A WIĘC DO DZIEŁA!

Podoba Ci się blog? Polub mój fan page i bądź na bieżąco z wszystkimi wpisami i aktualnościami:

  • Wpis jak zwykle super. Ja mam podobnie z pracą domową , obiecuje sobie, że zacznę robić np. o 18 a i tak zrobię przed spaniem albo przepisze w Szkole 😀

    Znalazłem jeden błąd:

    „…pochłania trochę czasy, jednak tego jedynego…” powinno „czasu” 😀

    • Dzięki za pozytywny komentarz, co do błędu to już poprawiłem 🙂

  • riggs

    Bardzo ciekawy wpis! Od lat mecze sie z angielskiem:) Zaczynalem i konczylem zwykle po najwyzej 2-3 tygodniach „wytezonej” pracy 😉 Po Twoim wpisie postanowilem zmienic strategie.

    Od paru dni pracuje tylko przez 15 minut dziennie, 15 ale intensywnie. To stosunkowo malo czasu ale duuuzo latwiej sie do tego zmotywowac. No i b.wazne: zero radia, telewizora, jedzenia itp. Tylko ja i moje zadanie:) Rozpoczynam od powtorki poprzednich lekcji i reszte czasu przeznaczam na nowe wiadomosci. Jak caly dostepny czas zapelnie powtorkami, to bede powtarzal tylko ostatnie 2-3 lekcje i reszte z pietnastu minut poswiecal nowemu materialowi. I tak dalej. Co jakis czas np. co tydzien/miesiac/rok szybkie powtorzenie/przegladniecie do tej pory przerobionego materialu, czywiscie podzielone na 15-minutowe kroki. Co o tym sadzisz?

    Mam wrazenie, ze ta metoda mozna opanowac dowolny material, nie tylko jezyk obcy. Oczywiscie nauka w takich malych porcjach moze trwac z rok i dluzej, ale ile lat juz zmarnowalem, probujac inaczej, bez efektow..

    • Twoja nowa strategia nauki języka moim zdaniem może przynieść żądane efekty. Nie wiem tylko czy 15 minutowe lekcje będą optymalne, ja na twoim miejscu po jakimś czasie rozciągnął bym je do 30 minut jeżeli masz tyle czasu oczywiście.

      Sam w podobny sposób uczyłem się programu graficznego 3ds max, efekty? Bardzo owocne.

      Pozdrawiam i życzę powodzenia.

  • I appreciate the personal thoughts and opinions, but would be much more affected by logical and well thought out responses.